Co dělat, když uděláte chybu na faktuře

Chyba na faktuře není nic výjimečného

Překlep v částce, špatné DIČ, chybějící datum nebo omylem vystavená faktura jinému zákazníkovi. Chyby při fakturaci se stávají malým podnikatelům i velkým firmám.

Důležité ale je vědět, jak správně postupovat, aby nevznikly problémy v účetnictví nebo při komunikaci se zákazníkem.

Dobrá zpráva je, že většinu chyb lze opravit poměrně jednoduše. Záleží hlavně na tom, o jaký typ chyby jde a zda už byla faktura zaplacená nebo zaúčtovaná.

Ne každá chyba znamená stejný problém

Některé chyby jsou spíše kosmetické a jiné mohou mít vliv na účetnictví nebo DPH. Rozdíl je také v tom, zda jste plátci DPH.

Mezi nejčastější chyby patří:

• špatně uvedené jméno firmy,
• chybné IČO nebo DIČ,
• překlep v adrese,
• špatná částka,
• nesprávně vypočítaná DPH,
• chybné datum splatnosti,
• omylem vystavená duplicitní faktura.

Právě podle typu chyby se rozhoduje, zda stačí drobná oprava, nebo je potřeba vystavit opravný doklad.

Kdy stačí fakturu upravit

Pokud si chyby všimnete ještě před odesláním zákazníkovi, situace je jednoduchá. Fakturu můžete upravit nebo smazat a vystavit správnou verzi.

Ideální je v takové chvíli:

Jak postupovat před odesláním faktury

• opravit chybné údaje,
• zkontrolovat číslování dokladů,
• ověřit výpočet DPH,
• znovu projít splatnost a platební údaje.

Právě kontrola před odesláním dokáže předejít většině problémů.

Co dělat, když už byla faktura odeslaná

Pokud už zákazník fakturu obdržel, záleží na závažnosti chyby. U drobných administrativních nepřesností někdy stačí domluva a zaslání opravené verze. U důležitých údajů ale bývá potřeba vystavit opravný doklad.

Nejčastěji se používá:

Opravný daňový doklad neboli dobropis

Dobropis slouží k opravě původní faktury, například když:

• byla uvedena špatná cena,
• došlo ke změně rozsahu služby,
• byla špatně vypočítaná DPH,
• zákazník část objednávky vrací.

Dobropis musí navazovat na původní fakturu a obsahovat správné označení i odkaz na původní doklad.

Chyby v DPH řešte co nejrychleji

Pokud jste plátci DPH, je potřeba věnovat opravám větší pozornost. Špatně uvedená sazba nebo nesprávná výše DPH může způsobit komplikace při podání daňového přiznání.

V takové situaci bývá důležité:

• vystavit opravný daňový doklad,
• správně opravu zaúčtovat,
• případně upravit kontrolní hlášení,
• komunikovat změnu se zákazníkem i účetní.

Čím dříve chybu vyřešíte, tím menší bývá administrativní problém.

Nepřepisujte staré faktury ručně

Jednou z nejčastějších chyb bývá ruční přepisování už vystavených dokladů například v PDF nebo Wordu. Takový postup může způsobit zmatek v účetnictví i evidenci dokladů.

Správnější je:

• vytvořit opravenou verzi,
• vystavit dobropis,
• nebo vytvořit nový správný doklad.

Důležité je zachovat historii dokumentů a mít jasně dohledatelné všechny změny. 

Moderní fakturační systémy umí chyby hlídat

Velká část chyb vzniká při ručním vystavování faktur. Moderní fakturační systémy dnes dokážou řadu problémů odhalit automaticky ještě před odesláním.

Pomáhají například kontrolovat:

• správný formát DIČ,
• duplicity faktur,
• výpočet DPH,
• návaznost číselných řad,
• splatnosti a platební údaje.

Díky tomu se výrazně snižuje riziko, že odešlete zákazníkovi chybný doklad.Fakturie například umožňuje i uzamčení faktury. Tuto funkci oceníte zejména ve chvíli, kdy máte fakturu již odeslanou a chcete zabránit její pozdější úpravě.

Důležitá je hlavně rychlá reakce

Chyba na faktuře sama o sobě ještě nemusí znamenat velký problém. Nejhorší variantou bývá situace, kdy se chyba neřeší vůbec nebo příliš pozdě.

Rychlá oprava, správně vystavený opravný doklad a otevřená komunikace se zákazníkem většinou pomohou vyřešit situaci bez větších komplikací.