Začínáte novou zakázku, nakupujete materiál nebo si potřebujete vyhradit čas na práci pro konkrétního klienta? V takové situaci nemusíte čekat, až bude celá zakázka hotová, abyste dostali zaplaceno. Jedním z běžných řešení je požádat klienta o zálohu před zahájením práce.
Záloha vám může výrazně usnadnit financování zakázky. Klient část ceny zaplatí předem a vy máte peníze například na nákup materiálu, rezervaci termínu nebo pokrytí prvních nákladů. U větších zakázek tak nemusíte několik týdnů nebo měsíců financovat práci ze svého.
Jak ale zálohu správně vystavit? A je zálohová faktura totéž co běžná faktura? Pojďme si to projít prakticky.
Záloha je část ceny, kterou vám klient zaplatí ještě před dokončením celé zakázky. Může jít například o 30 %, 50 %, ale klidně i 100 % předpokládané ceny.
Záloha dává smysl především tehdy, když vám vznikají náklady ještě před samotným dokončením práce. Typickým příkladem je řemeslník, grafik, programátor, stavební firma, fotograf nebo konzultant.
Představte si například grafika, který má pro klienta připravit kompletní vizuální identitu za 50 000 Kč. Než začne pracovat, musí si zablokovat několik dní práce a připravit první návrhy. Místo toho, aby čekal na zaplacení až po dokončení celé zakázky, může si s klientem dohodnout například 50% zálohu.
Klient tedy před zahájením práce zaplatí 25 000 Kč a zbývajících 25 000 Kč doplatí po dokončení zakázky.
Podobný postup doporučuje i BusinessInfo.cz jako jedno z řešení, jak se vyhnout situaci, kdy podnikatel začne pracovat, vynaloží vlastní peníze a následně několik měsíců čeká na zaplacení faktury.
Tady vzniká jedna z nejčastějších nejasností.
Zálohová faktura slouží především jako výzva k zaplacení zálohy před samotným uskutečněním plnění. V české praxi se používá také označení předfaktura nebo proforma faktura.
Důležité je, že samotná zálohová faktura není při běžném použití daňovým dokladem. BusinessInfo.cz například uvádí, že zálohová faktura není účetním dokladem a sama o sobě nemá stejné postavení jako daňový doklad.
To znamená, že když například dnes vystavíte klientovi zálohovou fakturu na 30 000 Kč a klient ji teprve za několik dní zaplatí, samotné vystavení zálohové faktury ještě neznamená, že jste uskutečnili celou zakázku.
Zálohová faktura jednoduše říká:
„Za tuto zakázku požaduji předem zaplatit dohodnutou částku.“
Po zaplacení a následném uskutečnění zakázky se záloha správně zúčtuje v rámci konečného vyúčtování.
Typický postup může vypadat velmi jednoduše:
1. Domluvíte se s klientem na zakázce.
Například celková cena práce bude 60 000 Kč.
2. Dohodnete si zálohu.
Například 30 000 Kč před zahájením práce.
3. Vystavíte zálohovou fakturu.
Klientovi pošlete zálohovou fakturu se splatností například 7 dní.
4. Klient zálohu zaplatí.
Teprve poté zahájíte práci, případně podle dohody nakoupíte materiál nebo rezervujete kapacitu.
5. Po dokončení zakázky vystavíte konečné vyúčtování.
Do něj započítáte již uhrazenou zálohu a klient doplatí zbývajících 30 000 Kč.
Výhodou tohoto systému je především přehlednost. Od začátku máte jasno, kolik klient zaplatil předem a kolik ještě zbývá doplatit.
Protože zálohová faktura není sama o sobě daňovým dokladem, není možné na ni automaticky přenášet všechny požadavky, které platí pro daňové doklady.
Z praktického hlediska je ale vhodné, aby byla dostatečně konkrétní a klient z ní jednoznačně poznal, kdo po něm peníze požaduje, za co, v jaké výši a kam je má zaplatit.
Typicky proto uvedete:
Čím přehlednější zálohová faktura je, tím menší je prostor pro nedorozumění.
U plátců DPH je potřeba rozlišovat mezi samotnou zálohovou fakturou a daňovým dokladem k přijaté záloze.
Pokud plátce DPH přijme úplatu před uskutečněním zdanitelného plnění, mohou mu vzniknout povinnosti související s DPH. Finanční správa například popisuje situace, kdy podnikatel nejprve vystaví zálohovou fakturu a po přijetí platby vystaví daňový doklad k přijaté záloze.
Zjednodušeně tedy:
Zálohová faktura → klient zaplatí → podle situace vzniká daňový doklad k přijaté záloze → po dokončení zakázky následuje vyúčtování.
Konkrétní postup se může lišit podle toho, kdy dochází k uskutečnění zdanitelného plnění, jaký typ plnění poskytujete a jak je záloha nastavena.
Pokud jste plátce DPH, je proto u záloh důležité sledovat nejen samotnou fakturaci, ale také okamžik přijetí platby a související povinnosti k DPH. Finanční správa má k problematice záloh a jejich vykazování samostatné metodické informace.
Na to neexistuje jedno univerzální číslo. Záleží na typu zakázky, vašich nákladech i dohodě s klientem.
Důležité je, aby výše zálohy odpovídala tomu, co jste si s klientem skutečně dohodli. Pokud například potřebujete předem nakoupit materiál za 40 000 Kč, není příliš praktické financovat tento náklad několik měsíců z vlastních peněz.
Jedním z hlavních důvodů, proč podnikatelé zálohy používají, je řízení rizika nezaplacení.
Pokud začnete na zakázce pracovat bez jakékoliv zálohy, můžete strávit desítky hodin prací, nakoupit materiál a následně zjistit, že klient fakturu neuhradil včas.
Záloha samozřejmě neřeší všechny problémy s klientem, ale může výrazně snížit vaše finanční riziko.
Příklad:
Zakázka má hodnotu 80 000 Kč. Vaše přímé náklady na její realizaci jsou 30 000 Kč. Pokud si před zahájením práce vyžádáte zálohu 40 000 Kč, máte z čeho pokrýt podstatnou část nákladů a nejste v situaci, kdy celou zakázku financujete ze svého.
Právě ochranu před problémy s cash flow uvádí mezi důvody pro využití zálohových faktur také BusinessInfo.cz.
Záloha není automaticky konečná faktura za celou zakázku.
Pokud jste například přijali zálohu 20 000 Kč na zakázku v celkové hodnotě 50 000 Kč, po dokončení práce je potřeba správně vypořádat celou zakázku a zohlednit již zaplacenou částku.
Klient tak ve výsledku nezaplatí 20 000 Kč + dalších 50 000 Kč. Zaplatí celkem 50 000 Kč, přičemž 20 000 Kč už uhradil předem.
U plátců DPH může být následné vyúčtování a práce s přijatou zálohou administrativně složitější. Záleží například na tom, zda byla záloha zdaněna již při jejím přijetí a jaké konkrétní plnění následně proběhlo.
Vystavení zálohové faktury nemusí znamenat žádnou složitou administrativu.
Fakturie umožňuje vytvořit zálohovou fakturu podobně jednoduše jako běžnou fakturu. Vyberete klienta, zadáte položku, částku a další potřebné údaje a zálohovou fakturu můžete připravit k odeslání.
Nemusíte tak vytvářet složité dokumenty ručně ve Wordu nebo Excelu a hlídat, jestli jste někde zapomněli platební údaje.
Princip je stejný jako u běžné faktury – vyberete klienta, zadáte údaje, vytvoříte doklad a odešlete jej.
Pro podnikatele je to praktické hlavně ve chvíli, kdy zálohy používáte pravidelně. Například pokud máte větší zakázky, můžete si nastavit jednoduchý postup:
zakázka → zálohová faktura → úhrada zálohy → realizace → konečné vyúčtování.
Díky tomu máte jednotlivé kroky přehledně pod kontrolou.
Možná si říkáte, že zálohy využívají hlavně stavební firmy nebo velké společnosti. Ve skutečnosti mohou být užitečné i pro běžné OSVČ.
Grafik může požadovat zálohu před zahájením dlouhodobé práce. Fotograf před rezervací termínu. Programátor před zahájením vývoje. Řemeslník před nákupem materiálu. Konzultant před zahájením několikatýdenního projektu.
Společným jmenovatelem je situace, kdy má podnikatel začít pracovat nebo vynakládat peníze ještě před tím, než je zakázka dokončena.
V takovém případě může být záloha velmi rozumným způsobem, jak nastavit spolupráci.
Nejdůležitější je mít podmínky zálohy jasně dohodnuté s klientem. Ideální je, když je ve smlouvě, objednávce nebo jiném potvrzení zakázky uvedeno, zda je požadována záloha, v jaké výši a kdy je splatná.
Zároveň si hlídejte, že zálohovou fakturu nezaměňujete za konečnou fakturu nebo daňový doklad. U plátců DPH je potřeba správně vyhodnotit okamžik přijetí zálohy a související povinnosti.
A především: zálohovou fakturu pošlete ještě před zahájením práce, pokud je právě její úhrada podmínkou pro zahájení zakázky.
Záloha před zahájením práce není jen způsob, jak dostat peníze od klienta dříve. Je to také nástroj pro řízení cash flow a snížení rizika, že budete zakázku financovat ze svých vlastních prostředků.
Pokud si se zákazníkem dobře nastavíte podmínky a zálohu správně evidujete, může být celý proces velmi jednoduchý.
A nemusíte kvůli tomu vytvářet dokumenty ručně. Ve Fakturii vytvoříte zálohovou fakturu podobně jako běžnou fakturu – rychle, přehledně a online. Základní funkce pro fakturaci můžete využívat zdarma a mít své vystavené doklady na jednom místě.
Vzbudilo u vás toto téma zájem? Nasdílejte ho, ať se dostane dál a pomůže všem, které také zajímá. Děkujeme.
