Jak si pohlídat neplatiče

Neplatiči dokážou potrápit i zdravě fungující firmu

Většina podnikatelů to zná. Zakázka hotová, faktura odeslaná, ale peníze nikde. Neuhrazené faktury přitom nejsou jen nepříjemnost. U menších firem mohou výrazně ovlivnit cash flow, zpomalit růst a v horších případech způsobit i existenční problémy.

Řada podnikatelů navíc reaguje pozdě. Často čekají týdny nebo měsíce, protože „nechtějí být nepříjemní“. Jenže čím déle se neuhrazená faktura neřeší, tím menší bývá šance na rychlé zaplacení.

Dobrá zpráva je, že velké části problémů se dá předcházet. Někdy pomůže správně nastavený proces, jindy obyčejná lidská opatrnost.

Tip: Proti riziku spolupráce s neplatiči vám může pomoci také Registr DPH na daňovém portálu Moje daně, kde si snadno ověříte, zda je obchodní partner veden jako spolehlivý, nebo nespolehlivý plátce DPH.

Podezřelé signály často poznáte ještě před spoluprací

Ne každý problémový klient je automaticky podvodník. Některé signály ale stojí za pozornost už na začátku spolupráce.

Opatrní buďte například když:

• klient tlačí na okamžité zahájení práce bez smlouvy,
• odmítá zálohu,
• nekomunikuje jasně,
• často mění zadání,
• nechce potvrdit objednávku písemně,
• firma působí nedohledatelně nebo chaoticky.

Instinkt bývá v podnikání překvapivě důležitý. Pokud něco působí podezřele hned na začátku, často se problémy objeví i později.

Záloha je často nejlepší prevence

Jedna z nejjednodušších ochran proti neplatičům je zálohová faktura. Především u nových klientů nebo větších zakázek dává záloha velký smysl.

Pomáhá:

• ověřit serióznost klienta,
• snížit finanční riziko,
• pokrýt počáteční náklady,
• nastavit jasná pravidla spolupráce.

Mnoho firem dnes běžně funguje se zálohami 30 až 70 %. A zákazníci to ve většině oborů považují za standard.

Neposílejte faktury „až někdy“

Jedna z nejčastějších chyb? Odkládání fakturace. Čím později fakturu vystavíte, tím později pravděpodobně dostanete zaplaceno.

Ideální je:

• fakturovat ihned po dokončení práce,
• mít jasně nastavené splatnosti,
• neposouvat administrativu na konec měsíce.

Právě pravidelnost a disciplína mají často větší vliv než samotné vymáhání.

Upomínky fungují víc, než si firmy myslí

Překvapivě velká část nezaplacených faktur nevzniká úmyslně. Lidé zapomenou, faktura zapadne v e-mailu nebo se ztratí mezi dalšími doklady.

Proto se vyplatí posílat připomínky automaticky.

Co by měla obsahovat slušná upomínka

• číslo faktury,
• částku,
• datum splatnosti,
• platební údaje,
• stručnou a věcnou formulaci.

Není potřeba začínat agresivně. Často stačí obyčejné připomenutí a faktura je během pár hodin uhrazená.

Automatické hlídání splatnosti šetří spoustu času

Ruční kontrola faktur bývá časem neudržitelná. Právě proto dnes firmy stále častěji využívají chytré funkce fakturačních systémů.

Moderní systémy dokážou například:

Co umí chytré fakturační systémy

• automaticky hlídat splatnosti,
• odesílat upomínky,
• upozornit na po splatnosti,
• párovat platby s bankou,
• zobrazit přehled neuhrazených faktur,
• evidovat historii komunikace.

Díky tomu nemusíte každý týden ručně kontrolovat účet nebo přepisovat tabulky.

Nebojte se zavolat

E-mail je pohodlný, ale telefon bývá často výrazně účinnější. Mnoho podnikatelů odkládá osobní kontakt zbytečně dlouho.

Krátký telefonát často:

• urychlí platbu,
• odhalí problém,
• pomůže domluvit splátkový kalendář,
• ukáže, zda klient komunikuje férově.

Pokud někdo přestane komunikovat úplně, bývá to naopak varovný signál.

Smlouva a objednávka nejsou zbytečnost

Spousta menších podnikatelů funguje „na dobré slovo“. Dokud vše funguje, problém nevzniká. Jakmile ale klient nezaplatí, absence písemné dohody může situaci výrazně komplikovat.

Vyplatí se mít alespoň:

• potvrzenou objednávku,
• e-mailovou komunikaci,
• cenovou nabídku,
• smlouvu u větších zakázek,
• jasně definovanou splatnost.

Čím lépe máte spolupráci podloženou, tím silnější pozici máte při případném vymáhání.

Ne každý klient stojí za každou zakázku

Mnoho podnikatelů se bojí odmítat problematické klienty. Jenže špatný zákazník často stojí více času, energie a nervů než samotná zakázka vydělá.

Někdy je lepší:

• chtít platbu předem,
• zkrátit splatnost,
• spolupráci odmítnout,
• nebo ukončit opakované problémy.

Zdravé podnikání nestojí jen na nových zakázkách, ale také na kvalitních zákaznících.

Prevence bývá levnější než vymáhání

Jakmile se faktura dostane několik měsíců po splatnosti, šance na rychlé vyřešení výrazně klesá. Proto se vyplatí zaměřit hlavně na prevenci.

Dobře nastavený proces fakturace, automatické upomínky, zálohy a přehled v pohledávkách dnes dokážou firmám ušetřit obrovské množství času i stresu.