Musí mít OSVČ smlouvu se zákazníkem?

Začínáte podnikat jako OSVČ a přemýšlíte, jestli musíte podepisovat smlouvu se zákazníkem? Dobrá zpráva je, že ve většině běžných situací nepotřebujete papírovou smlouvu s podpisy obou stran. To ale neznamená, že se bez dohody se zákazníkem úplně obejdete.

Vysvětlíme vám, kdy stačí objednávka nebo e-mail, kdy je lepší uzavřít písemnou smlouvu a jak si usnadnit dokazování, pokud se spolupráce zkomplikuje.

Musí mít OSVČ se zákazníkem uzavřenou smlouvu?

Písemnou smlouvu nemusíte uzavírat při každé zakázce. Podle občanského zákoníku si můžete pro právní jednání zvolit libovolnou formu, pokud zákon nebo vaše dohoda se zákazníkem nestanoví jinak. Smlouvu tedy můžete v řadě případů uzavřít ústně, e-mailem nebo jiným způsobem, ze kterého vyplývá, že jste se na spolupráci dohodli.

Představte si například, že podnikáte jako grafik a zákazník vám e-mailem objedná návrh loga za 8 000 Kč. Vy objednávku potvrdíte a následně začnete pracovat. I bez podepsané papírové smlouvy může mezi vámi vzniknout platný smluvní vztah.

Podobně to funguje u řady dalších služeb, například při správě sociálních sítí, tvorbě webových stránek nebo běžných konzultacích.

Pozor ale na situace, kdy zákon výslovně vyžaduje písemnou formu nebo kdy jste se zákazníkem písemnou formu sami sjednali. V takovém případě musíte dohodnuté či zákonné požadavky respektovat.

Kdy stačí objednávka nebo e-mail?

U menších zakázek může být e-mailová komunikace naprosto dostačující. Důležité je, aby z ní bylo zřejmé, co si zákazník objednal, za jakých podmínek a s jakou cenou jste souhlasili.

Představte si, že provozujete marketingovou agenturu a zákazník si u vás objedná správu reklam za 12 000 Kč měsíčně. Pokud si e-mailem potvrdíte rozsah služeb, cenu, termín zahájení a způsob spolupráce, máte písemný záznam o tom, na čem jste se dohodli.

Čím konkrétnější komunikace bude, tím lépe. U složitější zakázky se vyplatí dohodnout také termíny, způsob předání práce, počet možných úprav, platební podmínky a postup při ukončení spolupráce.

Nestačí přitom pouze odeslat nabídku a předpokládat, že ji zákazník přijal. Měli byste mít doložitelné potvrzení, že s podmínkami skutečně souhlasil. Podrobnější informace o uzavírání smluv najdete také na portálu BusinessInfo.cz v článku o pravidlech uzavírání smluv.

Je faktura zároveň smlouvou?

Tohle je častý omyl začínajících podnikatelů. Faktura slouží především k vyúčtování dodaného zboží nebo poskytnuté služby. Sama o sobě ale nemusí prokazovat, že zákazník předem souhlasil se všemi podmínkami zakázky.

Pokud například vystavíte fakturu na 20 000 Kč za vytvoření webových stránek a zákazník následně rozporuje cenu nebo rozsah objednané práce, samotná faktura nemusí stačit k prokázání toho, na čem jste se dohodli.

Proto je lepší nejprve potvrdit objednávku nebo uzavřít smlouvu a následně vystavit fakturu podle sjednaných podmínek. U menších zakázek může vše vyřešit přehledný e-mail, u větších projektů se vyplatí podrobnější smlouva.

Kdy se písemná smlouva vyplatí?

I když zákon písemnou smlouvu v konkrétním případě nevyžaduje, její uzavření vám může ušetřit spoustu starostí. Pomáhá především tehdy, když zákazník objednává dražší službu, spolupráce trvá několik měsíců nebo není na první pohled jasné, co přesně máte dodat.

Písemnou smlouvu zvažte zejména v těchto situacích:

• Větší zakázky: například tvorba webu, rekonstrukce nebo výroba na míru.
• Dlouhodobá spolupráce: například pravidelná správa reklamy nebo účetní služby.
• Nejasný rozsah práce: když může zákazník požadovat další úpravy nebo práce nad rámec původní dohody.
• Vyšší finanční riziko: pokud musíte předem nakoupit materiál, zaplatit subdodavatele nebo věnovat zakázce značné množství času.

Ve smlouvě si sjednejte zejména předmět plnění, cenu, termíny, způsob předání, platební podmínky a postup při změně nebo ukončení zakázky. Podle povahy práce se mohou hodit také podmínky reklamace, odpovědnost za vady nebo pravidla pro používání autorského díla.

Co když zákazník nezaplatí nebo zpochybní objednávku?

Právě v takové chvíli oceníte, že jste si podmínky spolupráce potvrdili písemně. Pokud zákazník odmítne zaplatit, budete potřebovat doložit nejen to, že jste práci skutečně provedli, ale také to, co si objednal a jakou cenu jste si sjednali.

Uchovávejte proto objednávky, e-mailovou komunikaci, potvrzení cenové nabídky, předávací protokoly a další podklady související se zakázkou. U online komunikace si ponechte zprávy, ze kterých je patrná dohoda obou stran.

Pokud jste se dohodli pouze ústně, smlouva může být i tak platná. V případném sporu ale může být obtížnější prokázat její přesný obsah. Proto se vyplatí důležité dohody následně potvrdit alespoň e-mailem, například stručnou zprávou shrnující cenu, rozsah práce a termín dokončení.

Pozor na smlouvy se spotřebiteli

Pokud poskytujete služby běžným lidem, nikoli pouze firmám a dalším podnikatelům, musíte počítat také s pravidly na ochranu spotřebitele.

Při uzavírání smluv na dálku, například přes internet nebo po telefonu, máte jako podnikatel podle konkrétní situace další informační povinnosti. U některých smluv má spotřebitel také právo odstoupit od smlouvy ve lhůtě stanovené zákonem. Pravidla se mohou lišit podle toho, co nabízíte a jakým způsobem smlouvu uzavíráte.

Pokud tedy podnikáte například jako fotograf, grafik nebo konzultant a zakázky sjednáváte online s nepodnikajícími zákazníky, ověřte si, jaké informace jim musíte před uzavřením smlouvy poskytnout. Zvláštní pozornost věnujte také situaci, kdy má služba začít ještě před uplynutím lhůty pro odstoupení.

Jak si jako OSVČ nastavit spolupráci se zákazníky?

Nemusíte připravovat několikastránkovou smlouvu na každou drobnou zakázku. Důležité je zvolit přiměřený způsob podle rozsahu práce a rizik.

• U jednoduchých služeb si potvrďte objednávku e-mailem.
• U pravidelné spolupráce připravte smlouvu, která stanoví základní podmínky na celé období.
• U větších projektů si před zahájením práce podrobně sjednejte rozsah plnění, cenu, termíny a postup při změnách.

A nezapomínejte na fakturaci. Jakmile splníte sjednané podmínky pro vystavení faktury, vystavte zákazníkovi doklad a průběžně sledujte jeho úhradu. S tím vám pomůže také online fakturační aplikace Fakturie, ve které si můžete udržovat přehled o vystavených fakturách a jejich stavu.

OSVČ nemusí ke každé zakázce automaticky podepisovat písemnou smlouvu. Dohoda může vzniknout i ústně nebo prostřednictvím e-mailu či potvrzené objednávky. Podstatné je, abyste se zákazníkem měli jasno v tom, co dodáte, za jakou cenu a za jakých podmínek. U větších nebo dlouhodobých zakázek se písemná smlouva rozhodně vyplatí.