Fakturace na první pohled působí jednoduše. Vystavit doklad, poslat zákazníkovi a čekat na platbu. V praxi ale právě ve fakturách vzniká překvapivě velké množství chyb, které mohou vést k problémům s účetnictvím, opožděným platbám nebo komplikacím při kontrolách.
Část firem navíc chyby opakuje dlouhodobě, protože používá zastaralé šablony, ruční přepisování nebo nemá nastavené jasné procesy.
Dobře nastavená fakturace přitom dokáže ušetřit spoustu času, nervů i peněz.
Jedna z nejčastějších chyb je překvapivě jednoduchá — na faktuře chybí povinné informace nebo jsou uvedené špatně.
Typicky jde například o:
Takové chyby mohou způsobit problémy nejen vám, ale i zákazníkovi nebo účetní.
U plátců DPH patří špatně vypočítaná daň mezi největší problémy. Chybná sazba nebo nesprávný výpočet mohou znamenat komplikace při podávání přiznání nebo kontrolního hlášení.
Časté chyby bývají například:
Právě ruční výpočty bývají jedním z nejrizikovějších míst celé fakturace.
Mnoho podnikatelů podceňuje správné číslování dokladů. Výsledkem pak bývají:
Správná číselná řada by měla být přehledná, logická a ideálně automatická.
Další velmi častý problém je odkládání fakturace. Někteří podnikatelé vystavují faktury jednou za několik týdnů nebo až na konci měsíce.
To má několik nevýhod:
Čím pravidelnější fakturace, tím lepší přehled o financích.
Popis typu „služby dle dohody“ nebo „marketing“ často nestačí. Faktura by měla jasně říkat, za co zákazník platí.
Přehlednější bývá například:
Jasný popis pomáhá zákazníkům, účetním i případným reklamacím.
Velké množství firem stále nemá přehled o tom, které faktury jsou po splatnosti. Faktury se pak dohledávají ručně a upomínky se posílají pozdě.
To často vede k:
Automatické hlídání splatností dnes přitom zvládá většina moderních fakturačních systémů.
Mnoho podnikatelů řeší hlavně správné údaje na faktuře, ale zapomíná na to, že zákon řeší i termín vystavení dokladu. U plátců DPH totiž nestačí fakturovat „někdy později“.
Podle zákona o DPH musí být daňový doklad vystaven nejpozději do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění nebo přijetí platby. To v praxi znamená například situaci, kdy práci dokončíte v lednu — fakturu byste měli vystavit nejpozději do 15. února.
Právě odkládání fakturace bývá častou chybou hlavně u menších firem a freelancerů. Kromě možných účetních komplikací tím zároveň zbytečně posouváte termín úhrady a zhoršujete vlastní cash flow.
Moderní fakturační systémy proto často nabízejí automatické hlídání období, pravidelné fakturace nebo upozornění na nevystavené doklady.
Velká část problémů vzniká jednoduše proto, že firmy stále fakturují ručně v tabulkách, Wordu nebo starých šablonách.
Ruční fakturace zvyšuje riziko:
S rostoucím množstvím dokladů navíc bývá takový systém dlouhodobě neudržitelný.
Právě proto firmy stále častěji přechází na automatizovanou fakturaci. Moderní systémy dnes umí kontrolovat většinu běžných problémů ještě před odesláním faktury.
Pomáhají například:
Díky tomu výrazně klesá množství administrativních chyb.
Chyby při fakturaci nevypadají na první pohled dramaticky. Ve výsledku ale mohou znamenat opožděné platby, problémy s účetnictvím nebo zbytečně strávené hodiny opravami.
Právě proto se vyplatí mít ve fakturaci pořádek, nastavené procesy a ideálně systém, který většinu rutinních úkolů pohlídá automaticky.
Vzbudilo u vás toto téma zájem? Nasdílejte ho, ať se dostane dál a pomůže všem, které také zajímá. Děkujeme.
