Jak vystavit první fakturu

První faktura bývá pro mnoho podnikatelů stres

První klient, první zakázka a pak přijde otázka: jak vlastně správně vystavit fakturu? Pro začínající podnikatele bývá fakturace často jedna z prvních administrativních věcí, kterou musí řešit. A právě tady vzniká spousta nejistoty.

Co musí faktura obsahovat? Kdy ji vystavit? Potřebuji živnost? Musím řešit DPH? A stačí Word nebo Excel?

Dobrá zpráva je, že samotné vystavení první faktury není složité. Důležité je hlavně pochopit základní pravidla a nastavit si systém, který vám bude fungovat i do budoucna.

Co potřebujete před vystavením první faktury

Než vystavíte první doklad, měli byste mít připravené základní podnikatelské údaje.

Typicky budete potřebovat:

• jméno nebo název firmy,
• adresu sídla,
• IČO,
• případně DIČ,
• číslo bankovního účtu,
• informace o zákazníkovi,
• popis dodané služby nebo zboží.

Pokud podnikáte jako OSVČ, většinou vystupujete pod vlastním jménem. U firem pak používáte oficiální název společnosti.

Kdy se faktura vlastně vystavuje

Mnoho začátečníků tápe v tom, kdy je správný okamžik fakturu vystavit. Záleží hlavně na typu podnikání a domluvě se zákazníkem.

Nejčastější situace bývají:

Fakturace po dokončení práce

Typický model například pro freelancery, marketéry nebo řemeslníky. Nejprve dodáte službu a následně vystavíte fakturu.

Zálohová nebo proforma faktura předem

Často používané u větších zakázek nebo nových klientů. Nejprve zákazník zaplatí zálohu a teprve potom začíná realizace.

Pravidelná měsíční fakturace

Například u správy nemovitostí, pronájmů nebo dlouhodobé spolupráce.

Důležité je myslet také na zákonné termíny. Pokud jste plátci DPH, daňový doklad musí být vystaven nejpozději do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění.

Co musí první faktura obsahovat

I první faktura musí splňovat základní náležitosti. Bez nich nemusí být doklad účetně správný.

Na faktuře by nemělo chybět:

• číslo faktury,
• datum vystavení,
• datum splatnosti,
• identifikace dodavatele,
• identifikace odběratele,
• popis služby nebo produktu,
• cena,
• platební údaje,
• legislativní údaje o evidenci na úřadě vč. čísla registrace.

Pokud nejste plátci DPH, DPH na faktuře neuvádíte.

Ruční vystavení faktury: levné, ale často nepraktické

Mnoho podnikatelů začíná jednoduše — vytvoří si fakturu ve Wordu, Excelu nebo stáhne šablonu z internetu. Pro první jednu nebo dvě faktury to může fungovat.

Ruční fakturace má ale několik nevýhod:

• vyšší riziko chyb,
• ruční číslování,
• složitější evidence,
• kontrola splatností,
• ruční přepisování údajů,
• horší archivace.

Jakmile začne přibývat klientů a dokladů, bývá takový systém rychle nepřehledný.

Fakturační aplikace šetří čas i nervy

Právě proto většina podnikatelů časem přechází na profesionální fakturační systém. Moderní aplikace dnes zvládnou velkou část administrativy automaticky.

Co umí moderní fakturační aplikace

• automatické číslování faktur,
• generování PDF,
• hlídání splatností,
• automatické upomínky,
• párování plateb,
• evidenci klientů,
• výpočet DPH,
• export pro účetní.

Velkou výhodou je také to, že systém většinu povinných údajů kontroluje za vás.

Přehledná faktura působí profesionálně

První faktura není jen účetní dokument. Často je to také první dojem, který u zákazníka vytváříte. Chaotický doklad bez struktury nebo s chybami nepůsobí důvěryhodně.

Naopak přehledná a profesionálně vystavená faktura:

• zvyšuje důvěru,
• usnadňuje platbu,
• pomáhá budovat značku,
• snižuje množství dotazů od klientů.

I malé detaily mohou hrát velkou roli.

Správně nastavená fakturace se vyplatí od začátku

Mnoho podnikatelů začne fakturaci řešit až ve chvíli, kdy se objeví chaos, neplatiči nebo problémy s účetnictvím. Přitom právě začátek podnikání bývá ideální moment pro nastavení funkčního systému.

Ať už zvolíte jednoduchou šablonu nebo profesionální fakturační aplikaci, důležité je mít ve fakturách pořádek, pravidelně je vystavovat a nenechávat administrativu „na později“.