Faktura vs. proforma faktura: jaký je rozdíl?

Na první pohled vypadají podobně. Ve skutečnosti mají úplně jiný význam

Mnoho podnikatelů si stále plete klasickou fakturu a proforma fakturu. Není se čemu divit. Oba dokumenty často vypadají téměř stejně, obsahují podobné údaje a běžně se posílají zákazníkům ještě před platbou.

Rozdíl je ale zásadní hlavně z účetního a legislativního pohledu.

Zatímco klasická faktura je účetní a daňový doklad, proforma faktura slouží především jako výzva k platbě. Do účetnictví se většinou nezařazuje a sama o sobě ještě nevytváří daňovou povinnost.

Co je klasická faktura

Faktura je standardní účetní doklad za dodané zboží nebo službu. Obsahuje všechny povinné náležitosti a slouží jako podklad pro účetnictví i případné odvody DPH.

Ve chvíli, kdy vystavíte fakturu, evidujete konkrétní obchodní transakci. U plátců DPH navíc vznikají další povinnosti spojené s daní.

Na faktuře běžně najdete:

• identifikační údaje dodavatele a odběratele,
• číslo dokladu,
• datum vystavení,
• datum splatnosti,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění,
• popis služby nebo zboží,
• cenu,
• sazbu a výši DPH,
• celkovou částku k úhradě.

Faktura tedy potvrzuje, že služba nebo dodávka skutečně proběhla.

Co je proforma faktura

Proforma faktura naopak není daňový ani účetní doklad. Nejčastěji se používá jako předběžná informace o platbě nebo žádost o úhradu předem.

Typicky ji firmy využívají například:

Kdy se používá proforma faktura

• při zálohových platbách,
• u výroby na zakázku,
• při rezervacích služeb,
• u objednávek zboží před expedicí,
• v e-shopech před odesláním objednávky.

Proforma faktura pomáhá zákazníkovi zjistit, kolik a kam má zaplatit. Po uhrazení ale obvykle následuje vystavení ostré faktury nebo daňového dokladu.

Největší rozdíl? Účetnictví a DPH

Hlavní rozdíl mezi fakturou a proforma fakturou je v jejich právní a účetní hodnotě.

Faktura

• je účetní doklad,
• vstupuje do účetnictví,
• může zakládat povinnost odvést DPH,
• používá se jako oficiální doklad o plnění.

Proforma faktura

• není účetní doklad,
• neeviduje se jako běžná faktura,
• sama o sobě nezakládá povinnost odvést DPH,
• slouží hlavně jako podklad k platbě.

Právě kvůli tomu by proforma faktura neměla být označená pouze jako „faktura“. Ideální je jasně uvádět označení „Proforma faktura“ nebo „Zálohová výzva“, aby nedošlo ke zmatku. Pravidla pro daňové doklady najdete také na portále Finanční správy.

Proforma faktura není potvrzení o zaplacení

Častou chybou bývá představa, že proforma faktura potvrzuje uhrazení objednávky. Ve skutečnosti jde pouze o výzvu k platbě. Dokud zákazník nezaplatí a není vystaven finální doklad, obchodní případ není účetně uzavřený.

Po přijetí platby obvykle následuje:

• vystavení daňového dokladu k přijaté platbě,
• nebo klasické finální faktury.

Záleží na typu podnikání i tom, zda jste plátci DPH.

Kdy je lepší použít proforma fakturu

Proforma faktura je praktická hlavně v situacích, kdy nechcete vystavovat ostrou fakturu ještě před zaplacením. Hodí se například u nových zákazníků, zakázkové výroby nebo dražších objednávek.

Firmám pomáhá:

• snížit riziko neuhrazených objednávek,
• zjednodušit zálohové platby,
• urychlit komunikaci se zákazníkem,
• oddělit výzvu k úhradě od účetních dokladů.

Správné označení dokladů šetří problémy

Přestože proforma faktura může vypadat téměř stejně jako běžná faktura, její význam je úplně jiný. Právě proto je důležité mít doklady správně označené a používat je ve správných situacích.

Moderní fakturační systémy dnes navíc dokážou automaticky rozlišovat mezi proforma fakturami, zálohami i ostrými fakturami. Díky tomu máte lepší přehled v účetnictví a minimalizujete riziko chyb nebo duplicit.